Playgendary

Организация Дня рождения компании в гибридном формате

Задача

Провести корпоратив ко Дню рождения в гибридном формате (онлайн + оффлайн).
Количество сотрудников: 500 человек.
Локация съёмок: Санкт-Петербург.
География зрителей: весь мир.

Главный запрос клиента:
Компании исполнилось 5 лет, поэтому нужно было подготовить что-то особенное — организовать тематическую вечеринку в формате вечернего шоу, подвести итоги прошедших 5 лет и подготовить разноплановые интерактивы.

Важно, что это был первый опыт компании в проведении гибридного мероприятия.

Концепция

Для вовлечения зрителей нужна была тема, которая будет знакома и близка каждому. Мы предложили несколько тематик: киберпанк, итальянский вечер и назад в будущее. Но внимание привлекла именно тематика ретро 80-90-х.

Структура мероприятия и сценарий

Кибертурнир
За неделю до ивента провели кибертурнир. Мы запустили сайт, где каждый мог следить за ходом игр, для финала сделали прямую трансляцию и пригласили профессиональных комментаторов, которые прекрасно справились со своей задачей, а также развеселили всех зрителей остроумными шутками.

Несмотря на гибридный формат, мы постарались подготовить такую программу, чтобы максимально погрузить участников в атмосферу музыкой, визуальным контентом, внешним видом ведущего, общим дресс-кодом мероприятия и даже запустили ретро-радио. Но обо всём по порядку.

Онлайн-радио
Чтобы подготовить участников к переносу в прошлое, в день мероприятия мы запустили онлайн-радио, предварительно собрав пожелания сотрудников по плейлисту, «‎приветы» и поздравления компании и коллегам.

В общей сложности трансляция продлилась 2,5 часа. Около 200 человек подключились к эфиру и оставили положительные отзывы.

Гибридный корпоратив в формате вечернего шоу
Формат вечернего шоу был выбран для увеличения взаимодействия с участниками и связи между собой разных частей шоу.

Мероприятие было разделено на две части: настоящее и прошлое. В «настоящем» мы обыграли контентную часть: поговорили об итогах работы и о планах компании. Далее сделали переход к «прошлому» – интерактивной части: переодели ведущего в ретро костюм, вспомнили старую музыку, фильмы, рекламы и игры.

Мы пригласили профессионального ведущего, участника импровизационного шоу, который отлично обыгрывал даже казусные ситуации с гостями во время эфира.

Поскольку гибридный формат подразумевает наличие гостей в самой студии, нам удалось динамично переключаться с онлайн-активностей те, что происходили в студии. Это позволяло лучше удерживать внимание зрителей.

Гости в студии общались с ведущим, а также участвовали в «очных» интерактивах, таких как игра в «‎Ну, погоди», танцевальное караоке или приготовление коктейля.

Для «‎Ну, погоди» мы пригласили участников кибертурнира, чтобы они показали свое мастерство не только в современных играх, но и играх своего детства.

В танцевальном караоке под песни Леонтьева и Газманова сразились лучшие танцоры компании, а ведущий даже сделал сальто, но камера не снимала в этот момент.

Вместе с онлайн-зрителями мы играли в викторину, выполняли челленджи с повторением фото, выбирали песню-гимн в формате топ-чарта.

Для топ-чарта мы подготовили 8 песен с клипами на каждую. Участники в три этапа голосования выбрали одну и ещё раз вспомнили, как было интересно раньше смотреть свой любимый клип по телевизору.

Информацию о фото-челлендже мы заблаговременно разместили на сайте, чтобы участники смогли подготовиться. Самые креативные придумали себе образы и отправили своё фото на голосование. В конце мероприятия ведущий объявил победителей и вручил призы.

Интерактивы

1. Сайт компании
Был разработан дизайн сайта, на основе которого позже застраивалась студия. Здесь же можно было следить за обновляющейся информацией, узнать правила участия в челлендже и количество оставшихся до события дней. Также на сайте проходила трансляция радио.

Визуальное сопровождение
Отдел дизайна подготовил много визуального контента

2. Ролики о результатах работы и сотрудниках компании.
Такое контентное наполнение было необходимо, чтобы в удобном для восприятия формате рассказать о событиях в истории компании и о том, как для неё ценны сотрудники.

3. Фотоматериалы и плашки.
Вся визуальная составляющая для интерактивов была выполнена в стиле сайта для поддержания одного образа мероприятия.

4. Перебивки.
Чтобы обозначить переход шоу к другой рубрике, мы вставили в эфир короткие ролики с названиями этих рубрик.

Это сформировало единый стиль ивента и создавало атмосферу телевизионного шоу.

Техническое решение

Поскольку мероприятие было в гибридном формате и его часть проходила оффлайн, нам нужна была функциональная площадка с опытной съёмочной командой.

Для проведения мы выбрали студию с опытной съемочной командой из 20 человек. Слаженная работа каждого члена команды помогла реализовать ивент в том виде, в котором он был задуман.

Мы разработали сетап, как в больших телевизионных передачах, установили два светодиодных экрана во всю стену и пустили туда изображение с названием шоу. Также мы забрендировали студию: установили стойку ведущего с лого компании и заполнили пространство корпоративными игрушками. Получилось ярко.

Результат

3

вида взаимодействия с сотрудниками: кибертурнир, радиоэфир, интерактивное телешоу

9

интерактивов

2,5

часа трансляции

Команда агентства Связи организовала для нашей компании несколько онлайн-активностей, приуроченных ко Дню Рождения компании и не только (онлайн-квест, кибертурнир, онлайн-радио, гибридное мероприятие – Ретро вечеринка). Проекты были непростыми, но ребята справились отлично. Взаимодействие с командой было очень комфортным, ребята понимали нас и аудиторию, для которой всё организовывалось. Как итог – классные ивенты и довольные сотрудники. Надеемся, поработаем ещё и сделаем наши мероприятия ещё круче!

Александра Кославская, Lead event-менеджер Playgendary

подсказка
Действительно

Действительно ли
связи решают всё?

Давайте проверим!

подсказка

Действительно

Описание задачи

Почта

Телефон

Имя

Отправить

Ознакомиться с нашей политикой конфиденциальности

Илья Змиенко

Основатель агентства
«Связи»