6 шагов, чтобы организовать онлайн-мероприятие, которое решит бизнес-задачу

Процесс подготовки мероприятия в онлайне по структуре похож с очным ивентом и включает в себя 6 шагов:

1. Брифинг. Описание задач мероприятия, формата, целевой аудитории.
2. Составление концепции мероприятия, подготовка сценария.
3. Организации технической части.
4. Создание контента: видеоролики, презентации, графика, поиск спикеров и перформеров.
5. Тестовые прогоны.
6. Проведение мероприятия.

Многие начинают с организации технической части, поскольку она вызывает наибольшие сложности: перевод оффлайн активностей в онлайн формат, выбор подходящей платформы для трансляции, выбор подрядчика и прочие вопросы. Но такой подход ограничивает креатив и вынуждает идти на компромиссы. Поэтому, чтобы не лишать себя возможности организовать мероприятие, которое максимально удовлетворит запрос вашей аудитории, начните с брифинга.

Время прочтения: 2 минуты.

Оформление презентации
Сценарий презентации
Ментальная карта

1 этап: встреча, консалтинг, бриф

На этапе брифинга важно обозначить рамки и задать правильный вектор, чтобы дальнейший креатив вёл вас в нужную сторону. Для этого важно ответьте себе на следующие вопросы:

1. Цель и задача мероприятия.
2. Формат мероприятия: деловая конференция, вечеринка, внутрикорпоративное собрание, шоу и т.д.
3. Описание целевой аудитории. Кто будет участвовать в мероприятии и что для них важно?
4. Основное сообщение мероприятия. Что должен почувствовать, подумать и сделать человек во время или после ивента?
5. Структура мероприятия: из каких частей оно будет состоять?
6. Интерактив с аудиторией. Нужен или нет? Если да, то какой?
7. Продолжительность мероприятия.
9. Бюджет на организацию.
10. Дата начала подготовки и дата проведения самого мероприятия.

Важно понимать, что бриф нужен независимо от того, собираетесь вы привлекать подрядчиков или будете организовывать мероприятие своими силами. Бриф — это скелет, на основе которого вы будете выстраивать структуру дальнейших действий.

2 этап: креативная концепция

На основе брифа приступайте к креативной части подготовки. В креативе важно создать как можно больше идей.

Но на первом этапе забудьте о критике — это следующий шаг. Для начала важно выписать на бумагу всё, что касается вашего видения мероприятия. Даже если некоторые идеи будут казаться странными или трудновоплотимыми.

Начните издалека — с идеи и главного посыла мероприятия. А после переходите к самому сценарию: выступления спикеров, элементы шоу, интерактивные части и тд.

Когда почувствуете, что сгенерировали достаточно контента, переходите к шагу номер два. Здесь нужно «приземлить» идеи относительно онлайн-формата, соединить элементы в сценарный план, где всё последовательно и связано друг с другом.

На что важно обратить внимание при создании сценария онлайн-мероприятия?

1. Продолжительность каждого блока программы. Внимание аудитории в онлайне теряется по щелчку пальцев и если на очных мероприятиях спикер способен работать с аудиторией на протяжении нескольких часов, то в онлайне необходима частая смена происходящих на экране действий. Если спикер будет говорить долго, разбавьте его выступление стильной презентацией, видеороликами и взаимодействием с аудиторией.

2. Наличие интерактивных элементов. Интерактив — это всё, что подразумевает активное взаимодействие с контентом, либо другими людьми. По сути это то, что отличает вовлекающее онлайн-мероприятие от просмотра трансляции. Интерактив дарит людям сильные эмоции и остается в памяти.

Какой интерактив проводить на мероприятии? Здесь всё зависит от аудитории и количества участников мероприятия. Если в ивенте участвует 20-30 человек, то организатор может уделить время каждому участнику: вплоть до личного общения. Если же речь о 1000-2000 человек, то задача усложняется. Простейший пример интерактивной механики — проведение опросов. Это организуется либо с помощью специальных сервисов, либо на площадке для общения участников (чат в Телеграм).

Вариант посложнее — когда участники выполняют задания спикера. Например, создают что-то своими руками (делают коктейль, рисуют картину и пр.). Ориентироваться следует на предпочтения конкретно вашей аудитории и формат самого мероприятия.

По итогу второго пункта у вас появиться подробное описанием того, что будет происходить на мероприятии.

3 этап: организация технической части мероприятия

Теперь, когда вы понимаете, ЧТО будет происходить на мероприятии, задайтесь вопросом КАК это реализовать. Глобально, есть две стратегии: делать самим, либо обратиться к опытному техническому подрядчику. Первый вариант сложнее и рискованнее, если опыта проведения мероприятий в онлайне нет.

Учитывая большое количество нюансов, лучше обратиться к опытным техническим командам. Работая с гуру, вы получите опыт и сможете организовать следующие мероприятия самостоятельно.
Рассмотрим порядок действий в организации тех. части:

1. Определитесь с платформой.

Существует два подхода: первый — проведение трансляции без взаимодействия с аудиторией, второй — организация мероприятия, которое подразумевает взаимодействие с участниками.

В случае, если вы решили делать трансляцию, потребуется организовать студию и выбрать платформу, на которой будет проходить мероприятие (YouTube, VK live или аналогичные сервисы).

Если же мероприятие подразумевает взаимодействие с аудиторией, задача усложняется. Здесь главный критерий выбора платформа — реализация интерактивных механик. Большинство таких мероприятий сейчас проводят в Zoom. Эта платформа разрешает, например, выводить на экран других участников мероприятия, делать опросы и общаться во внутреннем чате. Функционал Zoom регулярно расширяется и, если вы решите использовать её, то следует проконсультироваться у знатоков.

В целом, если перед вами не стоит суперспецифичных задач, то в 99% случае смело выбирайте Zoom.

По итогу выбора платформы скорректируйте сам сценарий с учётом того, как будут воплощаться интерактивные механики.

2. Пропишите путь участника.

Начните стоит с того, кто и как оповестит участников о мероприятии: будет это рассылка, пост в социальных сетях, либо альтернативные способы. Также вам потребуется канал коммуникации, с помощью которого вы сможете оперативно доносить актуальную информацию до участников: где будет проходить мероприятие, как участникам подготовиться и др. Отдельно продумайте, как вы будете отправлять участникам ссылку на вход в трансляцию, а также контакты тех.поддержки в случае, если у них возникнут сложности.

Если среди платформ вы выбрали Zoom, то подумайте о том, чтобы составить инструкцию по скачиванию приложения и, что важно, настройке звука и камеры. Не стоит надеяться на то, что все справятся самостоятельно: позаботьтесь о людях. Также, в случае, если кроме Zoom участникам потребуется вступить в чат участников, прикрепите ссылку.

3. Организуйте тех. поддержку.

Проблемы со входом на мероприятие, а также с настройкой звука и видео есть всегда. Организуйте техническую поддержку для пользователей и не забудьте оповестить их о том, куда обращаться в случае проблем.

4 этап: создание контента

Теперь, когда сценарий и техническая база мероприятия готовы, настало время заняться контентом. В соответствии со сценарием займитесь продакшном видео, графикой, презентациями, музыкой, а также всем необходимое для проведения интерактивной части ивента.

Визуальные материалы и музыка в том числе задают атмосферу, поэтому контент делать нужно специально под мероприятие в едином стиле, соответствующем формату мероприятия.

Если формат подразумевает наличие материалов от спикеров — запросите их заранее и храните на облаке, чтобы ответственные за трансляцию имели оперативный доступ к материалам.

5 этап: тестовые прогоны

На данном пункте заострите особое внимание.

Независимо от того, проводите вы мероприятие собственными силами или при участии подрядчика, важно сделать 2-3 тестовых прогона, в зависимости от сложности мероприятия. Чем больше команда, участвующая в организации, тем более слаженным должно быть взаимодействие между её членами, и тем больше прогонов придётся организовать.

Перед проведение тестового прогона создайте сводную таблицу, доступ к которой будет у всех организаторов. Документ должен содержать следующие пункты:

1. Подробно прописанный сценарий с таймингом
2. Столбец «Что показывается на главном экране»
3. Процессы, происходящие параллельно с трансляцией (например, если нужно отправить информационное сообщение в чат участников)
4. На отдельной вкладке контакты каждого члена команды для экстренной связи, а также ссылки на материалы, используемые в ходе трансляции.

До начала прогона наладьте канал связи между организаторами, т.к. в течение трансляции вам понадобится оперативно поддерживать связь. Можете использовать приложение Discord, позволяющее наладить аудиосвязь между организаторами в режиме рации.

Когда сводная таблица готова, а связь между участниками налажена, приступайте к прогонам.

Во время тестов выполняются следующие задачи:

1. Налаживается взаимодействие между всеми, кто задействован в организации.
2. Тестируется техническая сторона организации, проведение интерактивных практик.
3. Обкатывается сценарий, в том числе тайминг каждого блока мероприятия.

Все возникающие сложности фиксируйте для того, чтобы после прогона устроить разбор полётов и на следующем тесте не повторять ошибок.

После того, как проведете тестовые прогоны, назначьте один генеральный прогон за 2-3 дня до мероприятия. На нём команда должна действовать как единый механизм, так как больше возможности что-то исправить уже не будет.

6 этап: проведение мероприятия

В день мероприятия:

1. Напомните участникам о том, что мероприятие пройдёт уже сегодня. Если не выслали ссылку, то отправьте.
2. Свяжитесь со спикерами и каждым членом команды, чтобы убедиться, что все на связи.
3. Проверьте работу тех. поддержки.
4. До начала мероприятия проверьте качество звука и изображения трансляции.
5. Проверьте контент.
6. Финально протестируйте работу Discord.
7. Собрать организаторов следует заранее, примерно за час до начала мероприятия.

На этом подготовительный процесс завершён и всё, что вам остаётся — провести мероприятие и получить наслаждение от проделанной работы.

Помните, что качественный препродакшн — это 90% успеха вашего мероприятия. Если вы в чём-то не уверены, обратитесь к профессионалам.

Нативная интеграция нашего телеграм-канала

А чтобы вдохновиться роликами, разработанными креативными командами со всего мира, переходи в наш телеграм-канал «Про связи». Кто знает, может эти видео натолкнут тебя на создание ролика о твоём бизнесе, а мы в этом с радостью поможем.

Помни, что связи
решают всё

Илья Змиенко

Основатель агентства «Связи»

Пиши нам и мы поможем
с решеним бизнес-задач